e-Defter uygulaması, firmaların yevmiye ve kebir defterlerini elektronik ortamda hazırlamaları ve bunların beratlarının oluşturularak, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’in sistemine gönderilmesidir. Diğer bir deyişle, defterlerin kağıt yerine, elektronik ortamda e-Defter olarak hazırlanarak, gönderilmesidir. 2020 yılı cirosu 5 milyon TL ve üzerinde olan tüm firmaların, 2021 yılında zorunlu olarak e-Fatura uygulamasına dahil olan mükelleflerin ve 2021 yılında bağımsız denetime tabi olma şartını sağlayan mükelleflerin 1 Ocak 2022 tarihinde e-Defter’e geçmeleri zorunludur.
Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sağlayıcıları ile medikal malzeme ve ilaç, etken madde temin eden tüm mükellefler (Hastane, Tıp merkezleri, Dal merkezleri, Diyaliz merkezleri, Sağlık Bakanlığından ruhsatlı diğer özelleşmiş tedavi merkezleri, Tanı, tetkik ve görüntüleme merkezleri, Laboratuvarlar, Eczaneler, Tıbbi cihaz ve malzeme tedarikçileri, Optisyenlik müesseseleri, İşitme merkezi, Kaplıcalar, Ecza depoları, Beşeri tıbbi ürün sunan ve/veya üreten özel hukuk tüzel kişileri ve bunların tüzel kişiliği olmayan şubeleri) bu yılın Temmuz ayında (Temmuz 2021) e-Fatura uygulamasına geçtiler ve bu firmalar 2022 yılının Ocak ayında e-Defter uygulamasına da zorunlu olarak geçeceklerdir.
Yeni yılda e-Defter mükellefi olacak şirketlerin, öncelikle kullandıkları muhasebe programlarının e-Defter’e uygun olup olmadığını kontrol etmelerinin yanı sıra, özel bir entegratör ile çalışmayı planlıyorlar ise bu hazırlığı da biran önce yapmaları gereklidir. e-Defter zorunluluğu getirildiği halde e-Defter uygulamasına geçişini yapmayan mükellefler hakkında, Vergi Usul Kanunu (VUK)’ta belirtilen cezai yaptırımlar uygulanacaktır.
e-Defter’leri genellikle mali müşavirler hazırlıyor
Muhasebe işlemlerini bünyesindeki personel ile yürüten firmalar, e-Defter’lerini kullandıkları muhasebe programı ile kendi içlerinde hazırlıyor. Muhasebe işlemleri konusunda dışarıdan destek alan firmaların ise, e-Defter işlemlerini mali müşavirleri yapıyor. Şu an oluşturulan e-Defter’lerin neredeyse %80’ine yakını mali müşavirler tarafından hazırlanarak, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’e gönderiliyor.
e-Defter uygulamasına sadece zorunlu olan firmalar geçmiyor, zaman kaybı ve iş yükü yaratan süreçlerden kurtulmak isteyen firmalar da gönüllülük esasına göre e-Defter’e geçiyor. Yasal mevzuata tam uyumlu ve değişen mevzuatlara göre güncellenen yapısı ile e-Defter uygulaması işletmelere verimlilik sağlıyor. e-Defter sayesinde firmalar defterlerini elektronik ortamda saklayıp, arşivleyebiliyor, pratik ve hızlı bir şekilde GİB’e otomatik gönderebiliyorlar. Bir diğer konu da, kağıt ortamındaki defterlerin yılbaşında noterden tasdik edilmesi gerekliliğidir ve e-Defter uygulaması ile birlikte noter masrafları ortadan kalkmış oluyor.
e-Defter sürecinde uyumYEDEK desteği
uyumYEDEK, oluşturulan e-Defter’in birincil kopyasını saklıyor, ikincil saklamasını ise GİB’e otomatik gönderiyor. Bilindiği gibi, 2020 yılının başından itibaren, firmaların e-Defter kayıtlarını, ikincil saklama için GİB’e göndermesi gerekiyor. Geçmişte böyle bir zorunluluk yoktu, GİB’te sadece beratlar saklanıyordu ve e-Defterlerin saklanması firmanın sorumluluğunda idi. Ancak, 2020 yılından itibaren uygulama değişti. Uyumsoft’un 2020 yılından itibaren sunduğu uyumYEDEK hizmeti sayesinde mükellef işletmeler, tek bir tuşa basarak e-Defter’lerinin ikincil saklanmasını otomatik olarak GİB’in sistemine gönderebiliyor.
uyumYEDEK’te sadece e-Defter değil, diğer veriler de yedeklenebiliyor
uyumYedek sadece e-Defter’in birincil kopyasını saklayıp, ikincil saklamasını GİB’e otomatik gönderimini sağlayan bir çözüm değildir. İşletmeler isterlerse, burada diğer ticari verilerini de yedekleyebiliyor. Uyumsoft tarafından işletmelere bir yedekleme alanı açılıyor ve bu alanda önemli verilerini de yedekleyebiliyorlar. Böylece önemli evraklarını güvenle saklayıp, istedikleri yerden ulaşabiliyorlar.
