Bilgi, karar vermenin merkezinde yer alır. Karar vericilerin üzerinde çalıştığı verileri değiştirerek organizasyon farklı bir çıktı elde edecektir. Bu nedenle, en eksiksiz ve ilgili bilgilerin elde edilmesi, tüm eylemlerin etkinliğinin anahtarıdır. Ancak, gerekli ve kritik öneme sahip bilgileri tam olarak nasıl filtreleyebiliriz, bunlar olmadan üstlenilen önlemlerin verimsiz bir yöne yol açması gerekir? Cevap, veri işleme, depolama ve değişim mekanizmalarını optimize eden algoritmalara uygun olarak yürütülen etkin veri yönetiminde gizlidir .
Veriden En İyi Şekilde Yararlanmayı Ne Önler?
Organizasyonel Hiyerarşinin Tüm Düzeylerinde Veri Saklama
Olumsuz bilgileri gizlemeye yönelik yaygın bir eğilim vardır. Yönetim bunu, astlar arasında paniğe yol açmamak için, tabandan çalışanlar ise işlerini kaybetme korkusuyla yapıyor. Sonuç olarak, bir şirket veya kuruluşun faaliyetlerinde dezavantajlı bir taraf, uzun süre gizli kalabilir.
Veri Kirliliği
Dolaşım sürecinde, veriler güvenilmez bilgilerle büyür ve ondan kurtulmak ne kadar zorsa, büyük kanallardan kaçmayı o kadar çok başarır. Örneğin, çalışanlardan biri raporda hata yapmış ve yanlış numaralar belirtmiş. Bu zamanında fark edilmezse, onları güvenilir olarak algılayan birçok başka örnek tarafından çoğaltılacaklar.
Bilgi Değişiminde Gecikme
Veriler farklı yerlerde saklanıyorsa ve bunların tek bir kaydı yoksa, doğru zamanda almak zor olabilir.
- Dijital öncesi çağda bu, organizasyonun her departmanının performans verilerinin birçok klasörde, masaüstünde ve kasada saklandığı bir duruma karşılık geliyordu. Onları doğru zamanda bulmak her zaman mümkün değildi.
- Modern dijital dünyada bu, bilgiyi toplama yerlerine göre dağıtmak için açık ve şeffaf bir sistemin olmaması anlamına gelir. Bu durumda, çalışan bu bilgilerin bir yerde saklandığını kesin olarak bilir, ancak birçok klasörden hangisinde tam olarak söyleyemez.
Etkili Veri Yönetimi Neleri İçerir?
Hataları zamanında tespit etmek, “çöp” verileri filtrelemek ve yalnızca onları açıklayan kişinin yararına olanlardan ziyade nesnel verileri çıkarmak için bilgilerle çalışma mekanizmaları ne olmalıdır?
Veri yönetimi, bir kontrol listesine göre tüm bilgi alışverişi süreçlerinin uygulanmasını tespit etmeye benzer. Bu sürecin temel direkleri aşağıdaki gibidir:
- Verilerin alınması ve iletilmesi üzerinde kontrol. İlk durumda, gerekli tüm departmanlardan veya kilit kişilerden bilgilerin eksiksiz olarak alındığından emin olmak gerekir. İkincisi – alınan bilgilere kimin erişme hakkına sahip olduğuna dair katı filtreler oluşturun. Bu sadece ekonomik güvenlik sorunları nedeniyle değil, aynı zamanda kurumsal hijyen açısından da önemlidir. Gereksiz bilgilerle aşırı yükleme, yalnızca işgücü verimliliğini artırmaya katkıda bulunmakla kalmaz, aynı zamanda yavaşlatır.
- Verilerin sistemleştirilmesi. Kuruluş içinde, istenen bilgileri bulmayı kolaylaştıran bir veri depolama haritası geliştirilmelidir.
- Depolama yöntemi. Saklama yönteminin seçimi, bu bilgilere kesintisiz erişimi olması gereken kişi sayısına bağlıdır. Yalnızca bir kişi ise, bir kasada veya sabit diskte saklanabilir. Ancak belirli bilgilere geniş bir çalışan yelpazesi tarafından sürekli olarak ihtiyaç duyuluyorsa, bu bilgilere erişim için harcanan zamanı en aza indirmek için bulut depolama alanına yerleştirilmelidir.
Bir kuruluşta veri elde etme, değiş tokuş etme ve saklama algoritmaları ne kadar net olursa, gerekli bilgilerin kaybolması veya sızdırılması sorunu o kadar az olur. Bunların her ikisi de şirketin etkin işleyişini engeller. Etkili veri yönetimi göreviyle başa çıkan şirket, kendisini aşırı veya bilgi eksikliği ile çarpıtılmayan nesnel gerçeklikte önemli ölçüde kuracaktır.
