Kurumlar arası iletişim süreçlerinin dijital ortama taşınması, bu yazışmaların güvenliğine dair endişeleri de beraberinde getirir. Bugün pek çok şirket tarafından kullanılan KEP adresi, resmi işlemlerin güvenli şekilde ilerlemesi için geliştirilmiş bir sistem olarak bu endişeleri büyük ölçüde ortadan kaldırıyor. Peki, “KEP adresi nedir?” ve “KEP adresi başvuruları nasıl yapılır?”
KEP Adresi Nedir?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), elektronik ortamda gerçekleştirilen tüm resmi yazışmaların güvenli ve yasal düzenlemelere uygun şekilde yapılmasını sağlayan bir e-posta sistemidir. Yalnızca kamu kurumları ve şirketler değil, gerçek kişiler de KEP adresini kullanarak belgelerini güvenli bir şekilde gönderebilir. KEP adresiyle gönderilen belgeler üzerinde herhangi bir değişiklik yapılması mümkün değildir.
KEP Sisteminin Yasal Çerçevesi
KEP hizmetinin hukuki altyapısı 2012 yılı itibarıyla tamamlanmıştır. KEP sayesinde birçok ileti yasal delil oluşturacak şekilde paylaşılabilir. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) bu hizmetin düzenleyici kurumudur. Hizmet, BTK tarafından bu amaçla yetkilendirilmiş hizmet sağlayıcıları tarafından sunulur.
KEP Adresinin Kullanım Alanları
KEP adresinin öne çıkan kullanım alanları şu şekilde sıralanabilir:
• Şahsen ulaştırılması gereken evrak ve ıslak imzalı belgeler,
• Gizlilik gerektiren dokümanlar,
• Elektronik belgelerin ve başvuruların karşılıklı olarak gönderilmesi, alınması ya da yanıtlanması,
• Tacirler arasında gönderilen ihtar, ihbar ve beyanlar,
• Tüketicilerin şikâyetlerinin ve taleplerinin alınması ya da yanıtlanması,
• Elektronik fatura ve benzeri uygulamalar,
• Ortaklar ve şirketler arasındaki güvenli iletişim (şirketlerin toplantı çağrıları vb.).
KEP Adresinin Avantajları
KEP adresi kullanmanın avantajlarından bazıları şunlardır:
• Teslim edilmeme, okunmama, spama düşme gibi durumları ortadan kaldırır.
• Gönderi bütünlüğünü ve orijinalliğini korur, gönderi zamanının ve içeriğinin değiştirilmesine imkan vermez. Bu yönüyle yasal güvence sunar.
• Islak imzalı gönderimlerle karşılaştırıldığında zaman ve maliyet tasarrufu sağlar, mekan bağlılığını ortadan kaldırır.
• Kağıt kullanımını azalttığı için çevreci bir çözümdür.
• KEP iletileri 20 yıl saklanır ve hukuki geçerliliği bulunduğundan mahkemelerde kanıt olarak kullanılabilir.
KEP Adresi Almak İçin Neler Gereklidir?
KEP adresi alma sürecinde hazırlanması gereken belgeler gerçek kişiler, tüzel kişiler ve kamu kuruluşları için farklılık gösterir.
Gerekli Belgeler ve Evraklar
Gerçek kişilerin hazırlaması gereken belgeler şunlardır:
• KEP hesabı ön başvuru numarası,
• Nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport ya da kimlik yerine geçen, üzerinde T.C. kimlik numarası olan resmi belge.
Tüzel kişilerin hazırlaması gereken belgeler şunlardır:
• Ticaret sicil tasdiknamesinin ya da faaliyet belgesinin aslı,
• Noter onaylı imza sirküleri,
• Başvuru yapan kişiye ait nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport ya da kimlik yerine geçen, üzerinde T.C. kimlik numarası olan resmi belge,
• KEP hesabı ön başvuru numarası.
Kurumsal KEP adresi alacak kamu kuruluşlarının hazırlaması gereken belgeler şunlardır:
• Kurumun üst düzey yetkilisi tarafından yazılmış imzalı resmi yazı,
• Nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport ya da kimlik yerine geçen, üzerinde T.C. kimlik numarası olan resmi belge,
• Kamu kuruluşu adına doldurulan KEP hesabı ön başvuru numarası.
KEP Adresi Alımı İçin Ön Koşullar
KEP adresi almak isteyenlerin gerekli belgeleri hazırlayarak bir KEPHS (Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları)’ye başvurması yeterlidir.
KEP Adresi Alımında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
KEP hizmetinde dikkat edilebilecek detaylardan bazıları şunlardır:
• KEP ile gönderim yapabilmek için elektronik imza sahibi olmak gerekir. Ancak KEP adresini yalnızca alıcı olarak kullanacak kişilerin elektronik imza sahibi olması gerekmez.
• Farklı KEP hizmet sağlayıcılarından birden fazla KEP adresi oluşturulabilir.
• KEP adreslerinin başkalarına devredilmesi mümkün değildir.
• Gerçek kişilerin KEP rehberine kaydolması isteğe bağlıdır. Fakat tüzel kişiler KEP rehberine kayıt olmak zorundadır.
• KEP adresi ücreti KEPHS’ler arasında farklılık gösterebilir. Güncel fiyat listeleri KEPHS’lerin internet sitelerinden öğrenilebilir.
KEP Adresi Nasıl Alınır?
KEP adresi almak için gerekli belgeleri hazırladıktan sonra hizmet sağlayıcısı aracılığıyla başvuru işlemi gerçekleştirilebilir. Bu aşamada ilgili sağlayıcının web sitesinden ön başvuru formu doldurulmalıdır. Ön başvuruda bireysel ya da kurumsal KEP adresi tercihi yapılır.
Formda istenen tüm bilgiler eksiksiz bir şekilde doldurulduktan sonra ön başvuru tamamlanır. Ön başvurunun ardından KEPHS ile sözleşme imzalanır. Sağlayıcının hizmet politikasına bağlı olarak ıslak imza veya e-imza ile sözleşme yapılabilir. 1 ila 3 yıllık sözleşmelerle KEP adresi alınabilir.
