Türkiye’deki dijital dönüşüm süreci, e-devlet uygulamasına geçilmesiyle başlamıştır. Özel sektörün de bu sürece girmesiyle e-dönüşüm uygulamaları özellikle muhasebe ve finans alanında yaygınlaşmıştır. Dolayısıyla, elektronik sisteme uyum sağlamaya çalışan şirketler için e-fatura, e-defter, e-irsaliye ve e-arşiv fatura gibi kavramların açıklanması ihtiyacı doğmuştur.
E-Dönüşüm uygulamaları hem zaman hem de evrak tasarrufu sağlaması açısından çevreye duyarlı yeni nesil bir süreç olarak ifade edilebilir. Bu noktada entegrasyon işlemlerinizi, netBT dönüşüm hizmetlerinden yararlanarak yürütmek ve detaylı bilgi almak için firmanın web sitesini inceleyebilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Ne Demek?
Bu belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından tanımlanan kurallar çerçevesinde dijital ortamda oluşturulup saklanan fatura türleridir. E-Arşiv belgeler klasik usul kâğıt fatura ile aynı mahiyete sahip olup yalnızca elektronik ortamda düzenlenmesi noktasında farklılık gösterir.
Kanuni olarak mal ve hizmet teslimlerinde satıcılar ve alıcıların niteliklerine göre e-arşiv fatura uygulaması zorunluluğu bulunmaktadır. Uygulama için gereken şartlar 2022 yılı için şu şekildedir:
- Vergi mükellefinin bir başka vergi mükellefine yapacağı mal veya hizmet tesliminin 2.000 TL ve üzerinde olması
- Vergi mükellefinin, vergi mükellefi olmayanlara yapacağı mal veya hizmet teslimlerinin 5.000 TL ve üzerinde olması
Bu şartları sağlayan hizmetler için e-arşiv formatında fatura kesme yükümlülüğü olanların e-fatura mükellefi olma şartları yoktur.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
E-Faturaya geçiş yapmadan bütün mükellefler, entegratörler yardımıyla elektronik arşiv kullanabilirler. Bu fatura türünü kesmek için kullanılan yöntemler ise şunlardır:
- GİB e-arşiv portal üzerinden, e-faturaya geçiş yapmadan e-arşiv kesme işlemi yapılabilir. Bu işlem için mali mühür şartı yoktur. Sadece şahıs firmaları için, faturanın matbu teslimlerinde kullanılmak üzere e-imza bulunması istenir.
- E-Arşiv türü faturalar özel entegratörler aracılığıyla da kesilebilir. Fatura düzenlemek için tasarlanan entegratörlerle anlaşılıp kullanım hakkı alındıktan sonra kanuni şartlar çerçevesinde e-arşiv fatura sorgulama ve kesme işlemleri yürütülür.
- E-Faturaya geçiş yaparak e-arşiv olarak fatura kesilmek isteniyorsa, öncelikle GİB e-arşiv Portal üzerinden mali mühür ile başvuru yapılması gerekir.
E-Arşiv formatında fatura kesmek isteyenler için yıllık ciro ya da sektör bazlı zorundalık şartları bulunmaz.
E-Fatura ile E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar
Bazen karıştırılabilen bu iki belge türü arasındaki farklar çoğunlukla uygulama yöntemlerinden kaynaklanmaktadır. Bunlar şu şekilde özetlenebilir:
- Zorunlu olsun olmasın isteyen bütün şirketler e-faturaya geçiş yapabilir. Fakat yıllık cirosu belli bir seviyenin üzerinde olan şirketler ve bazı sektöreler için e-faturaya geçme zorunluluğu bulunur.
- İsteyen bütün şirketler e-arşiv fatura portalı ile fatura kesebilir. Entegratörler sayesinde e-fatura kullanıcısı olmayanlar e-arşiv işlemi yapabilir.
- E-Faturaya geçiş yapan şirketler kâğıt fatura kullanamaz ve kâğıt çıktısı alamazlar. Mükellefler sadece sistem üzerinden fatura iletimini gerçekleştirirler.
- Portal üzerinden ya da çıktı olarak iletilebilir.
Ek olarak e-arşiv olan faturalarda zaman damgası bulunur fakat e-faturalarda zaman damgası bulunmaz.
GİB Portal İle E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
Mükellefler tarafından e-arşiv fatura, GİB portal üzerinden düzenlenirken takip edilmesi gereken adımlar şöyledir:
- GİB e-arşiv portalı üzerinden kullanıcı bilgileriyle sisteme giriş yapılır.
- Açılan e-arşiv portal giriş sayfasının sol tarafında bulunan panelden fatura oluştur seçeneğine tıklanır.
- Bu bölümdeki fatura bilgileri, alıcı bilgileri ve varsa irsaliye bilgileri doldurulur.
- Daha sonra faturaya konu olan mal veya hizmet bilgileri eklenir.
- Son olarak açıklama kısmına faturanın ödenecek tutarı yazı ile yazılır.
- Onaylamak için fatura oluştur butonuna tıklanır ve fatura şablon olarak taslaklara kaydedilir.
- Taslaklara kaydedilen fatura daha sonra düzenlenen belgeler kısmından GİB İmza aracılığıyla onaylanır. İmzadan sonra GİB portal e-arşiv faturaları tekrar düzenlenemez veya iptal edilemez.
Onay işleminden sonra portal ile oluşturulan fatura, karşı tarafa elektronik ortamdan veya kâğıt çıktısı alınarak teslim edilebilir. Tüm bu fatura süreçlerinizde danışmanlık hizmeti almak istiyorsanız Net-BT ile iletişime geçmeyi unutmayın.
