Çalışırken çok meşgul olduğunuzu ama aslında çok az iş bitirdiğinizi düşündüğünüz günler oldu mu? Günümüzde birçok çalışanın yapacak çok işi olduğunu düşünerek zaman eksikliğinden yakındığını ancak geçen süreç içerisinde çok az işi tamamladığını aktaran uluslararası eğitim platformu Laba eğitmenleri, bu duruma neden olan 5 temel nedeni ve zamanı daha verimli geçirmenin yollarını açıklıyor.
Yoğun iş temposu birçok çalışan için dolu ajandalar, gün boyu toplantılar ve yetiştirilmesi gereken görevler anlamına geliyor. Bu yoğun tempo içinde çalışanlar ise bazı zamanlar yeteri kadar verimli olamadıklarını ve tüm gün bir şeylerle uğraştıkları halde işin çok az bir kısmını tamamladıklarını söylüyor. Bir iş yerinde çalışanların verimliliğinin azalmasındaki en büyük nedenlerden birinin gün içinde birden fazla dikkat dağıtıcı durumla karşılaşmak olduğuna dikkat çeken uluslararası eğitim platformu Laba eğitmenleri, çalışanların ortalama her 3 dakikada bir dikkatlerini dağıtacak bir durumla karşılaştıklarını ancak tekrardan işe odaklanmak için 23 dakika harcadıklarını aktarırken, bu duruma neden olan diğer etkenleri ve iş yerinde daha verimli olmanın yollarını paylaşıyor.
Çalışanlar öncelik belirlemekte zorlanıyor. Günümüzde çoğu kişinin görevleri önem sırasına göre sıralarken veya yaşamlarında neyin en önemli olduğuna karar verirken zorlandığı görülüyor. Özellikle bir işe, egzersiz yapmaya, arkadaşlarıyla takılmaya, projeye veya gönüllü olmaya heveslenen kişilerin önceliklerini belirleyememeleri heveslendikleri işlerin neredeyse çok azını tamamlayabilmelerine neden oluyor. Çalışanların verimliliğini artırabilmeleri için temel hedeflerini, yapmak istedikleri tüm farklı şeyleri düşünmeleri ve ardından kendileri için neyin önemli olduğunu anlamaları gerekiyor. “Bunu gerçekten şimdi mi yapmam gerekiyor?” sorusunu sorarak öncelikleri sıralandırmak, zamanı en verimli şekilde kullanmalarına olanak tanıyacaktır.
Çalışanların dikkati internette ve sosyal ağlarda dağılıyor. Araştırmalara göre bir insanın ortalama beş sosyal medya hesabı bulunuyor ve her gün bu ağlarda neredeyse iki saat harcıyor. Bununla birlikte birçok kişi bir görevi tamamladığı esnada kısa mesajlar, e-posta ve sosyal medya bildirimleri nedeniyle odak noktasını kaybedebiliyor. Çalışanların kendilerini çevrim içi dikkat dağıtıcılardan korumalarının en nihai yolunun, bu platformlara günün belirli bir kısmında odaklanmak olduğunu aktaran Laba eğitmenleri, çalışanların zamanı doğru yönetebilmeleri için tercihen verimli zamanlarda değil, diğer zaman dilimlerinde çevrim içi platformları kontrol etmelerini öneriyor.
Birden fazla görevle aynı anda ilgilenmek verimliliği düşürüyor. Birden fazla işle ilgilenirken daha fazla iş yapıldığı ve zamandan tasarruf edildiği düşünülse de araştırmalar, çoklu görev yapan kişilerin daha az üretken olduklarını ve görevler arasında geçiş yaparken bir görevde takılıp kalarak daha fazla zaman harcadıklarını gösteriyor. Her şeyi aynı anda yapmaya çalışırken ise bir şeyi bitirmek daha da zorlaşıyor. Çalışanların bir işten diğerine geçerken şu soruları sorması gerekiyor: Şu anda işimi değiştirmek iyi bir fikir mi? Mola vermem gerekiyor mu? Şu anda odaklanabiliyor muyum yoksa sürekli büyüyen yapılacaklar listemin dikkatimi dağıtmasına izin mi veriyorum?
Çalışanlar hızlı olmayı verimliliğe tercih ediyor. Hızlı çalışmakla çok ilgilenen veya düzgün iş yapmak yerine aceleci davranan insanlar, yeteri kadar üretken ve hızlı olamayabiliyorlar. Çalışanların hızlı bir şekilde çalışmak yerine daha çok grup olarak sorunsuz çalışmaya odaklanması, verimliliklerini artırmalarına ve zamanında daha fazlasını yapmalarına olanak tanıyor.
Üretkenliğin hemen gerçekleşmesini beklemek çalışanları hataya sürüklüyor. Birçok çalışma anlayışında işe gitmek ve üretken olmak, yanlış bir şekilde eş anlamlı olarak tanımlanıyor ve çoğu çalışan kapıdan girdiği anda işleri halletmek için sihirli bir şekilde motive olacaklarını varsayıyor. Ancak üretken olmak bu kadar kolay olmayabiliyor. İş yerindeki üretkenliği artırmak için çalışanların; en iyi günün hangi saatinde çalıştıklarını, çeşitli görevlerini tamamlamalarına neyin yardımcı olduğunu ve ofisten ayrıldıklarına nasıl hissettiklerini takip etmelerine yardımcı olacak bir verimlilik günlüğü tutmaları git gide bu konuda daha iyi olmalarına yardımcı olacaktır.
