Yüksek Öğrenim için Özel CRM Sistemi: Temel Özellikler, Bütçe ve Adımlar

Etkili iletişim ve kolaylaştırılmış süreçler, daha fazla öğrenciyi çekmenin ve onları elde tutmanın yanı sıra rekabetçi kalmanın temel taşlarıdır ve iyi bir CRM sistemi, kolejlerin ve üniversitelerin bu başarı faktörlerinden yararlanmasına yardımcı olabilir.

CRM sistemi nedir ve yüksek öğretim tesislerine nasıl yardımcı olabilir? İçermesi gereken temel özellikler nelerdir? Son olarak, okulunuza gerçekten fayda sağlayan bir CRM sistemini nasıl kurarsınız?

“SRM’nin temel değeri, eğitim kurumlarının öğrencileri hakkında bütünsel bir anlayış oluşturmalarını ve sonuç olarak öğrenci tutma düzeylerini artırmalarını sağlayan organizasyonel yetenekler geliştirmektir. Bu hedeflerin peşinde, yükseköğretim kurumları güçlü CRM stratejileri geliştirmelidir…” – Cristiane Pedron, Universidade Nove de Julho.

Öğrenci deneyimlerini ve elde tutmayı iyileştirmek için CRM sistemlerini kullanmak, 2024’te benimsenmesi gereken bir yaklaşımdır. Öğrenci bırakma oranları arttıkça sorun giderek daha acil hale geliyor. Lise terkleri azalırken, üniversiteyi terk oranları her yıl daha da göz korkutucu hale geliyor. Şu anda, yalnızca Amerika Birleşik Devletleri’nde, öğrencilerin yalnızca %41’i dört yıllık programlarını gecikmeden tamamlayıp mezun oluyor.

Sorun, yalnızca tüm sektörlerde çok sayıda iyi eğitimli ve nitelikli uzmanı kaçırdığımız için değil, aynı zamanda bu üniversiteyi bırakma krizinin daha yüksek yoksulluk seviyelerine yol açabileceği için de önemlidir. Araştırmalara göre, lise diplomasına sahip öğrencilerin yoksulluk içinde yaşama olasılığı %12.7 iken, en az lisans derecesine sahip öğrenciler için bu olasılık sadece %4.8’dir.

Bu rakamlar göz önüne alındığında, lise öğrencilerini üniversite diploması almaya teşvik etmenin ve yüksek öğrenim tesislerinde kalıcılıklarını iyileştirmek için çalışmanın kolejler ve üniversiteler için en önemli öncelikler olması gerektiğini kabul etmeliyiz. İşte bu noktada sağlam bir CRM yardımcı olabilir.

The New York Times, The Washington Post ve diğerleri gibi çok sayıda güvenilir dergi ve gazetede yer alan ödüllü bir yazar olarak, uzun zamandır misyonumu önemli konular hakkında konuşmakta buldum. Yüksek öğrenim sektöründe engin bir uzmanlığa sahibim ve herkes için yüksek kaliteli eğitimi savunuyorum, bu nedenle okulların doğru teknolojiyle deneyimlerini geliştirerek gençleri eğitim almaya teşvik etmelerine yardımcı olmaya kararlıyım.

Bu yazıda size CRM sistemleri ve yüksek öğrenimdeki rolleri hakkında her şeyi anlatacağım. Neden önemli olduğunu ve olumlu bir değişiklik yapmak için bir CRM sisteminin nasıl oluşturulacağını öğrenmek için okumaya devam edin!

İçindekiler

• Terminoloji ve Tanımlar
• Yüksek Öğrenimde CRM Ne Anlama Geliyor?
• Eğitimde CRM Sistemlerini Benimsemenin Faydaları
• Neden Özel CRM Sistemi Geliştirmeyi Tercih Etmelisiniz?
• Bir Yüksek Öğrenim CRM Sisteminin Sahip Olması Gereken En Önemli Özellikler
• Adım Adım CRM Sistemi Nasıl Oluşturulur
• Özel bir CRM oluşturmanın ortalama maliyeti nedir?
• Başarılı Özel CRM Sistemi Geliştirme için Flatlogic Uzmanlığından Yararlanın
• Son

Terminoloji ve Tanımlar

• CRM – Müşteri İlişkileri Yönetimi. Kuruluşlar (hem özel hem de kamu sektöründe) tarafından müşterilerle ilişkilerini izlemek, analiz etmek ve yönetmek için kullanılan stratejilerin, uygulamaların ve teknolojilerin bir kombinasyonunu ifade eder.
• CRM Sistemi – Kuruluşların tüm müşteri iletişimlerini kolayca izlemelerine, farklı süreçleri kolaylaştırmalarına ve ilişkileri geliştirmelerine yardımcı olmak için tasarlanmış yazılım sistemi.
• SRM – Öğrenci İlişkileri Yönetimi. CRM’e benzer şekilde oluşturulmuş ancak eğitim kurumlarına, süreçlerine ve ihtiyaçlarına göre uyarlanmış yazılım sistemleri. Sistem, öğrenci yolculuğunu geliştirmek için farklı eğitim süreçlerini otomatikleştirir ve senkronize eder.
• HEI(ler) – Yüksek öğretim kurumları (diğer adıyla kolejler ve üniversiteler).
• Müşteri adayları – İş ortamında, müşteri adayı, belirli bir şirkete ilgi gösteren potansiyel bir müşteridir. Yüksek öğrenim tesisleri için lider, potansiyel olarak belirli bir kolej veya üniversiteye kaydolabilecek aday bir öğrencidir.
• MVP – Minimum Uygulanabilir Ürün. Gelecekte bir ürünün kalitesini artırmak için erken aşamadaki kullanıcılar tarafından test amacıyla kullanılması gereken tüm temel özellikleri içeren bir ürünün (diğer adıyla yazılım) taslak sürümü.

Yüksek Öğrenimde CRM Ne Anlama Geliyor?

Yüksek öğrenim CRM, kurumunuz ve diğer bireyler arasındaki tüm etkileşimleri yöneten bir yazılım parçasıdır. Her şeyden önce, mevcut ve potansiyel öğrencilerle ilişkilerinizi düzene sokmak ve yönetmek için kullanılır. Bununla birlikte, okulunuzun çalışanları, ortakları, mezunları vb. ile ilişkilerini kurmak ve beslemek için de kullanılabilir.

Sağlam bir CRM sistemi, öğrencileriniz ve diğer bireyler hakkındaki tüm önemli verileri toplar ve saklar. İçerebileceği bazı bilgiler şunları içerir:

• Ad -larını;
• Cinsiyette;
• Eğitim geçmişleri;
• Yaş;
• İletişim bilgileri vb.

Kurumunuzun etkileşimde bulunduğu kişilerle ilgili bu ve diğer veriler, iletişiminizi basitleştirmenize ve kişiselleştirmenize olanak tanıyan, ilişkileri geliştiren tek, erişimi kolay bir veritabanında düzenlenir.

Eğitimde CRM Sistemlerini Benimsemenin Faydaları

Bu günlerde, öğrencilerin hayatlarını kolaylaştıran birçok teknoloji ve kaynak var. Birkaçını saymak gerekirse, modern öğrenciler çevrimiçi kütüphaneler sayesinde büyük bilgi veritabanlarına erişebilirler. Ayrıca,  çalışmalarını kolaylaştırmak ve yüksek notlar almak için makalenizi yazmaları için domyessay uzmanlarına ödeme yapabilirler  . Benzer şekilde, okullarda başarıya ulaşmak için diğer birçok araçtan yararlanabilirler. Ancak unutmayalım ki başarıları aslında kendi okullarıyla kurdukları olumlu iletişim ve tecrübe ile başlar.

Bu gerçek göz önüne alındığında, bir yükseköğretim kurumunda CRM sistemine sahip olmanın artık bir seçenek değil, bir zorunluluk olduğunu güvenle söyleyebiliriz. Öğrencinizin başarısı ve okulunuzun genel rekabet gücü açısından sunabileceği başlıca faydalar şunlardır:

• Geliştirilmiş kayıt tutma;
• Ödemelerin, kabullerin ve diğer faaliyetlerin sorunsuz izlenmesi;
• Toplu sorguları ele almak için basitleştirilmiş süreç;
• Otomatik pazarlama ile gelişmiş kabul sayıları;
• Rafine ekip çalışması;
• Organizasyonel süreçlere ilişkin gerçek zamanlı içgörüler;
• Doğru analitik;
• Öğrencilerin katılımını artırmak;
• Daha iyi tutma.

Neden Özel CRM Sistemi Geliştirmeyi Tercih Etmelisiniz?

Artık HEI’lerde CRM’nin genel faydaları netleştiğine göre, neden özel CRM sistemi geliştirme ile uğraşmanız gerektiğini merak ediyor olmalısınız. Kullanıma hazır çözümler yok mu?

Gerçekten de, yüksek öğretim tesislerinin benimseyebileceği kullanıma hazır CRM sistemleri bulmak mümkündür. Yine de, bu çözümler iyi çalışsa da, kişiye özel çözümleri seçmek için birkaç önemli neden vardır:

• Rekabet avantajı – Özel bir CRM sistemi oluşturmak, benzersiz stratejileri bu sisteme entegre etmenize ve yazılımı kurumunuzun belirli hedeflerine ve ihtiyaçlarına göre uyarlamanıza olanak tanır. Böylece rakiplerinizi geride bırakma şansınız olacak.
• Uyarlanmış işlevsellik – Zayıf noktalarınıza ve uzun vadeli ve kısa vadeli hedeflerinize bağlı olarak, tesisinizin performansını hızla artırmak için belirli işlevlere ihtiyacı olabilir. Söylemeye gerek yok, ihtiyacınız olan tüm özelliklere sahip tek bir hazır çözüm bulmak inanılmaz derecede zor olabilir. Ancak, kendi CRM’nizi oluşturursanız, işlevselliğini belirli hedeflerinize göre uyarlayabilirsiniz.
• Esneklik ve ölçeklenebilirlik – Kurumunuzun performansı arttığında, muhtemelen yeni işlevleri ve yetenekleri CRM’nize entegre etmek isteyeceksiniz. Ne yazık ki, kullanıma hazır yazılımı seçerseniz, geliştiricileri tarafından sunulan güncellemelere tamamen güvenmek zorunda kalacaksınız ve artan ihtiyaçlarınızı karşılamak için herhangi bir ek değişiklik yapamayacaksınız.

Bir Yüksek Öğrenim CRM Sisteminin Sahip Olması Gereken En Önemli Özellikler

Size adım adım bir CRM sisteminin nasıl kurulacağını anlatmadan önce, her eğitim CRM’inin sahip olması gereken en önemli özellikleri hızlıca gözden geçirelim.

Sorgulama ve Kabul Yönetimi

Kabul sezonu boyunca, birçok potansiyel öğrencinin web sitenizi ziyaret etmesini ve okulunuz hakkında ek bilgi almasını sağlayacaksınız. CRM’iniz, tüm bu potansiyel öğrencileri yakalamanıza ve kabul oranlarını artırmak için onlarla anlamlı bir şekilde bağlantı kurmanıza yardımcı olmalıdır.

Bunu yapmak için, site trafiğini yönlendirmek ve yönetmek için araçlar, sorulara verilen yanıtları otomatikleştirmek için araçlar ve müşteri adaylarını kabul için nitelendirmek için araçlar gibi çeşitli sorgulama ve kabul yönetimi özelliklerine ihtiyacınız olacak.

Bütünleşik İletişim Araçları

Her sağlam CRM, öğrencileriniz, personeliniz ve diğerleriyle sorunsuz iletişimi kolaylaştırmalıdır. Bu nedenle, entegre iletişim araçları olmazsa olmazlardandır.

Örneğin, aşağıdaki gibi özellikleri entegre etmek isteyebilirsiniz:

• Canlı sohbetler veya yapay zeka tabanlı sohbet robotları;
• Gerçek zamanlı randevu rezervasyonu;
• E-posta otomasyonu vb.

Doküman Yönetimi

İster aday öğrencilerden başvuru kabul ediyor olun, ister fakülte ile kurumsal belge alışverişinde bulunun, belge alışverişini, depolamayı ve yönetimini basitleştirmek ve geliştirmek için CRM sisteminizi kullanabilirsiniz.

İyi bir belge yönetimi özelliği şunları yapmanızı sağlamalıdır:

• Her tür dosyayı kolayca yükleyin, indirin ve paylaşın;
• Belge teslim tarihlerini takip edin;
• Tüm belgeleriniz için güvenli depolama sağlayın.

İş Akışı Otomasyonu

Güvenilir bir yüksek öğrenim CRM’i, tüm fakültenizin her zamankinden daha verimli çalışmasına izin vermelidir. Zamandan tasarruf etmenize ve ekibinizin potansiyel öğrencileri yönlendirmek ve mevcut öğrencileri elde tutmak gibi en önemli görevlere odaklanmasına izin vermelidir.

CRM yazılımınız için göz önünde bulundurabileceğiniz bazı otomasyon özellikleri, otomatik hatırlatıcılar, başvuru onayı, haber bültenleri, takip e-postaları vb.’dir.

Gerçek Zamanlı Analiz ve Raporlama

CRM’inizden en iyi şekilde yararlanmak için kesinlikle ona entegre edilmiş sağlam analitik ve raporlama özellikleri istersiniz. Bu özellikler, okulunuzun girişimlerinde ne kadar iyi ilerlediğini görmek için farklı performans ölçümlerini izlemenize yardımcı olacaktır.

Bu özelliklerle izleyebileceğiniz metriklerden bazıları şunlardır:

• Kabul oranı;
• Potansiyel müşteri dönüşüm oranı;
• Müşteri adaylarının kaynağı vb.

Tümleştirme

Bugün, CRM’inizin çalışmasını tamamlayabilecek ve sizin için daha da faydalı hale getirebilecek birçok araç ve eklenti var. Bu nedenle, özel CRM’niz üçüncü taraf entegrasyonları için yeteneğe sahip olmalıdır.

Örneğin, Google Takvim ve Calendly gibi zamanlama yazılımlarını entegre ederek otomatik randevu almaya izin verebilir, farklı görevler için son tarihler ayarlayabilir ve çeşitli hatırlatıcıları etkinleştirebilirsiniz. İletişiminizi sorunsuz ve verimli hale getirmek için Facebook gibi canlı sohbet uygulamalarını entegre ederek. Son olarak, Gmail veya diğerleri gibi e-posta servis sağlayıcılarını entegre ederek, otomatik e-posta bültenleri ve takipleri ayarlayabileceksiniz.

Adım Adım CRM Sistemi Nasıl Oluşturulur

Şimdi, pratikte bir CRM sistemi nasıl kurulur diye merak ediyor olmalısınız. Bu konuyu konvansiyonel bir ajansa yaptırmaya karar verirseniz, süreç aşağıdaki aşamalardan oluşacaktır:

Ayrıntılı Proje Planı Oluşturun

Daha fazla ilerlemeden önce, projenizi iyice planlamanız gerekir. Başlamak için hedeflerinizi analiz edin ve ne tür bir çözüme ihtiyacınız olduğunu tanımlayın. Ardından, projeniz için bütçeyi ve zaman çerçevesini belirleyin.

Gereksinimlerinizi not edin

Genel bir planınız olduğunda, yazılım, işlevsellik ve tasarım gereksinimlerini düşünün. Göreviniz, CRM sisteminizin tam olarak nasıl görünmesini istediğinizi tanımlamak ve geliştiriciler için ayrıntılı bir kontrol listesi yapmaktır. İdeal olarak, aşağıdakileri hazırlamanız gerekir:

• İstenen işlevselliğin kapsamlı bir açıklaması;
• Hedefleriniz ve çözmeniz gereken sorunlar;
• İhtiyaçlarınıza uygun yazılım referansları ve örnekleri.

Bu aşamada, ne tür hizmetlere ihtiyacınız olduğunu da tanımlamanız gerekir. Örneğin, tüm süreci tek bir yükleniciye devretmek isteyebilirsiniz. Ya da belki sadece geliştirme hizmetlerine ihtiyacınız var.

Güvenilir Bir Özel CRM Yazılım Geliştiricisi İşe Alın

Tüm detaylara ve talimatlara sahip olur olmaz, ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek mükemmel bir müteahhit aramaya başlayabilirsiniz. Bu aşamada, bağımsız yazılım geliştiricileri ve ajansları keşfetmek ve onlarla bağlantı kurmak için birçok fırsatınız var. Yani, sosyal ağlardan veya arama motorlarından yararlanabilirsiniz. Ayrıca, topluluğunuzdan öneriler isteyebilirsiniz.

Bir müteahhit seçerken, özellikle titiz olun. Potansiyel geliştiricinizin deneyimini, portföyünü, konumunu, maliyetini, marka itibarını vb. analiz ettiğinizden ve değerlendirdiğinizden emin olun. Beklentilerinize mükemmel şekilde uyan bir hizmet sağlayıcı seçmek için farklı seçenekleri karşılaştırın.

Bir MVP oluşturun

Bir yüklenici seçtikten ve tüm gereksinimlerinizi ilettikten sonra, işe alınan uzmanların talimatlarınızı analiz etmek, araştırma yapmak ve diğer hazırlık aşamalarını ele almak için biraz zamana ihtiyacı olacaktır.

Bundan sonra, CRM’nizin MVP’si üzerinde çalışmaya başlayacaklar. Bu aşamadaki göreviniz ilerlemeyi izlemek, gereksinimlerinizi netleştirmek ve yapıcı geri bildirim sağlamaktır.

Test

MVP hazır olduğunda, henüz tam teşekküllü bir çözüm değildir. Bir tane yapmak için MVP’nizi kapsamlı bir şekilde test etmeniz ve iyileştirme alanlarını tespit etmeniz gerekir. Tipik olarak, yükleniciniz test aşamasıyla ilgilenecektir. CRM’nizdeki hataları ve diğer sorunları tespit etmek için farklı test türlerinden yararlanabilirler ve bunları daha sonraki geliştirme sürecinde çözeceklerdir.

Geliştirin, Test Edin, Dağıtın ve Sürdürün

MVP’yi test ettikten sonra, yüklenicileriniz tam ölçekli bir geliştirme süreci başlatacak ve ihtiyaçlarınıza ve test bulgularınıza göre CRM’nizin son sürümünü oluşturacaktır. Bundan sonra, yazılım her şeyin beklendiği gibi çalıştığından emin olmak için genellikle birkaç tur testten geçecektir.

Her şey hazır olduğunda, yüklenici ürününüzü dağıtmanıza yardımcı olmalı ve CRM’nizi uzun vadede etkili ve işlevsel tutmak için eyleme geçirilebilir bir bakım planı sağlamalıdır.

Özel bir CRM oluşturmanın ortalama maliyeti nedir?

Eğitim tesisiniz için özel bir CRM oluşturmaya ciddi olarak karar verdiğinizde, netleştirmek istediğiniz bir sonraki şey maliyettir.

Özel CRM sistemi geliştirme için bir bütçe tanımlamak biraz zor olabilir. Gerçek şu ki, her projenin maliyeti benzersizdir ve hedefleriniz, işin kapsamı, sistemin karmaşıklığı, yüklenicinizin oranları vb. dahil olmak üzere çok çeşitli faktörlere bağlıdır.

Kaba rakamlara bakarsak, basit, küçük bir CRM’nin yaklaşık maliyeti 18,000 dolar civarındadır. Daha gelişmiş sistemler için, muhtemelen 40.000 ila 70.000 ABD Doları arasında bir ödeme yapmanız gerekecektir.

Açıkçası, bu çözümlerin maliyeti HEI’ler için oldukça yüksek gelebilir. Neyse ki, daha uygun maliyetli fırsatlar var.

Başarılı Özel CRM Sistemi Geliştirme için Flatlogic Uzmanlığından Yararlanın

Gördüğünüz gibi, geleneksel özel CRM sistemi geliştirme süreci oldukça zaman alıcı ve sıkıcı olabilir. İnanılmaz derecede pahalı olduğundan bahsetmiyorum bile. Ancak, Flatlogic bunu parkta bir yürüyüş haline getiriyor.

Los Angeles merkezli yazılım geliştirme şirketimiz size dakikalar içinde oluşturulabilen, özelleştirilebilen ve dağıtılabilen özel CRM çözümleri sunarak, CRM yazılımı planlama ve geliştirme süresinde en az 250 saat ve yazılımınızda 12.500 ABD Dolarına kadar tasarruf etmenizi sağlar.

ABD’deki kolejler ve üniversiteler için platformumuz size sadece birkaç tıklamayla tamamen işlevsel CRM sistemleri oluşturma şansı verir. Zaman verimliliğine rağmen, Flatlogic’in çözümü de özeldir, yani onu özel ihtiyaçlarınıza göre uyarlayabilirsiniz.

Başlamak için yalnızca platformumuzda kayıtlı bir hesaba ihtiyacınız var. Kullanıcı kontrol panelinizden yeni bir proje oluşturabilir ve bunun için ayrıntılı bir açıklama sağlayabilirsiniz ve akıllı veri modelimiz açıklamanızı tam teşekküllü bir MVP’ye dönüştürecektir.

Herhangi bir geleneksel ajans yerine Flatlogic’i seçmek için birçok neden var. Her şeyden önce, genellikle özel geliştirme için kullanılan zamandan tasarruf etmenizi sağlar:

Flatlogic ile zamandan tasarruf edersiniz ve 30 dakikadan daha kısa sürede kullanıma hazır özel bir CRM sistemine sahip olursunuz.

Son

Günümüzün dijital çağında, insanlar büyük ölçüde dijital iletişime güveniyor. Bu nedenle, aday öğrencilerinize ulaşmak, mevcut öğrencilerle olumlu ilişkiler kurmak ve yüksek bir elde tutma oranı sağlamak istiyorsanız, dijital çözümlerden yararlanmanız gerekir.

Bir eğitim CRM’i, yalnızca öğrencilerle değil, aynı zamanda ortaklarınız, öğretim üyeleriniz vb. ile de güçlü ve kalıcı ilişkiler kurmanıza yardımcı olabilir. Size aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli avantajlar sağlayabilir:

• Daha iyi öğrenci katılımı ve elde tutma;
• Daha fazla sayıda kabul başvurusu;
• Kesintisiz iletişim;
• Otomatik iş akışı;
• Ve diğerleri.

Tüm bu avantajlardan yararlanmak için, yükseköğretim kurumunuzun vizyonunuza ve ihtiyaçlarınıza uygun özel bir CRM sistemi oluşturması gerekir. Bu makaleyi okuduktan sonra, sisteminize hangi özelliklerin dahil edilmesi gerektiğini, size ne kadara mal olabileceğini ve adım adım nasıl oluşturabileceğinizi zaten biliyorsunuz. En önemlisi, Flatlogic kullanmanın özel CRM’nizi dakikalar içinde almanızı sağlayarak zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlayacağını biliyorsunuz. Bu yüzden daha fazla beklemeyin ve  öğrencileri kolaylıkla yönlendirmek ve tutmak için mükemmel eğitim CRM’inizi oluşturun!